文件材料归档与管理办法
总 则
第一条 为进一步加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案工作的作用，我校根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》制订本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指本校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。各处室、系部必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的管理和督促。
第二章 领导体制和机构设置
第四条 学校档案工作由学校行政管理部门领导，同时接受市档案局、文广新局的指导、监督与检查。
第五条 各处室、系部应在分管校长统一领导下做好档案工作，确定一名主任分管，并根据处室、系部的实际情况，做好日常的档案管理工作。
第六条 各处室、系部的基本任务如下：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划处室、系部的档案工作；
（二）按照学校关于档案工作的规章制度，负责管理和督促处室、系部的档案管理工作。
（三）负责收集、整理、移交各类档案及有关资料；
（四）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
第七条 各处室、系部必须配备有关人员，负责本处室、系部档案的收集、整理和移交工作。档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备一定的档案业务知识和科学文化知识。
第三章 文件材料的归档、移交和接收工作
第八条 各处室、系部按照规范要求由档案管理人员系统整理，编排页号或件号，填写卷内目录，装订立卷后向学校档案部门移交，学校档案部门有义务指导立卷工作。
第九条 学校文件材料的归档范围：
（一）管理类：主要包括学校党委、行政、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录；各职能、系部的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
（二）教育教学类：主要包括反映教学管理、教学实践与教学研究等活动的文件材料。
（三）科研类：按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。
（四）基本建设类：按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]6号）执行。
（五）设备仪器类：主要包括各种购置的教学与办公设备仪器的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（六）会计档案类：按常州市财政局、常州市档案局发布的《关于再次修订〈常州市会计档案管理手册〉的通知》（常财会[1999]16号）执行。
第十条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照（胶）片及实物等各种载体形式，并应符合质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第十一条 归档时间应按以下要求：
（一）管理类、教育教学类、会计类文件材料应在次年3月底前归档；
（二）科研类、基本建设类文件材料应在项目鉴定或竣工后三个月内归档；
（三）设备仪器类文件材料应在设备开箱验收后及时归档；
（四）特殊载体材料随时归档。
第十二条 凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办、协作单位各保存一整套完整档案。
第十三条 学校档案原则上由学校档案管理部门永久保管。列入国家档案馆接收范围的，应按规定向国家档案馆移交。
因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。
第十四条 学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。
第十五条 学校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。
第四章 文件材料的整理
第十六条 学校档案部门要对档案进行分类、编号和排列。
学校档案按内容分为：1.管理类；2.教育教学类；3.科学技术研究类；4.基本建设类；5.设备仪器类；6.会计档案类；7.人事档案类；T特殊载体。除管理类文档外各类档案应根据实际情况，增设二级或二级以下类目。
（一）管理类、教学类文件材料根据2008年中央关于文书档案整理规范文件精神，按保管期限—年度分类，以件为单位进行整理装盒。件号按永久、30年、10年分别以文件排列顺序从"开始标注。教学类档案以文件的形成年度归档，跨年度的按文件起始年度归档。
（二）科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类文件材料按中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行，分别以每个课题、每项工程、每种型号组卷并编制流水号。
（三）会计档案分别按凭证、帐簿、报表的年度流水号排列，具体遵照《关于再次修订〈常州市会计档案管理手册〉的通知》（常财会 [1999]16号）执行。
（四）人事档案的排列和编号按照《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）、《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字[1996]14号)和《企业职工的管理工作规定》执行。
（五） 特殊载体材料的整理：
1、照片按年度或专题分类排列，具体遵照《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）执行。
2、录音带、录像带按专题或年度整理，单独存放，具体遵照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）执行。
3、实物按年度或类别整理。
4、电子文件按年度整理，单独存放，具体遵照《常州市电子文件归档与管理规范》（常档发[2003]31号）执行。
第五章 档案保管和利用
第十七条 学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十八条 学校档案部门应指定专人负责进行下列统计工作：
（一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；
（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
对已破损和字迹已褪色的档案，应及时修复或复制。
第十九条 学校档案部门应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，对已破损和字迹已褪色的档案，应及时修复或复制。遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。
第六章 档案的利用
第二十条 学校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室管理员或校长办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。
第二十一条 学校档案部门必须编制必要的检索工具。学校档案部门应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请领导批准。
第二十二条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案部门领导批准。
第二十三条 学校档案部门应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。
第七章 附则
第二十四条 本办法适用于常州艺术高等职业学校实行。
第二十五条 本办法由常州艺术高等职业学校党办、校办负责解释。
第三十三条 本办法自2016年9月起施行。
